【2021年度版】SaaSでととのう！「ネクストモード」の完全在宅ワークの布陣
こんにちは、 ネクストモード株式会社 のSaaSおじさん久住です。
昨年2020年7月1日にクラスメソッドとNTT東日本の合弁会社「ネクストモード株式会社」を設立し、9ヶ月が経ちました。 社内システムの改善とアップデートを進めてきたので、現状の構成をご紹介します。
はじめに
社内システムはリモートワークを前提に選定を実施し、現在でも出社せず円滑に業務を進められています。
設立当初の構成（及び構想）については下記エントリーをご覧ください。 今見ると雑だったな・・・（完全とは？）というところもありますが、ちょっとは成長できていると信じたいです。 来年アップデートを書いたらまた同じ気持ちになる気がしますが。
現在の構成
全体の構成は現在下記のようになっています。
利用SaaS
現在の構成要素については下記の通りです。
| SaaS | 用途 | 備考 |
|---|---|---|
| Asana | 課題／案件管理 社内依頼フォーム |
NEW! |
| Slack | チャットコミュニケーション | EnterpriseGrid |
| Gather.town | 仮想オフィスでの悩み相談 | NEW! |
| Proflly | 社員情報の可視化 | NEW! スキルでつながるコミュニケーションハブサービス |
| GoogleWorkspace | グループウェア | メール、カレンダー、Web会議、共有ドライブ |
| Notion | ナレッジ共有 | NEW! |
| SmartMeeting | 会議カイゼン | NEW! |
| Okta | シングルサインオン ユーザプロビジョニング |
NEW! |
| Netskope | SASE | CASB/SWG/DLP/ZTNAによる可視化・制御 |
| DocuSign | 電子署名 | DocuSignの電子署名を導入して紙文化から脱却してみた |
| Zendesk Support | ヘルプデスク | |
| freee | 会計・請求 | |
| KING OF TIME | 勤怠管理 |
社内システムの改善
会社設立後に大きく改善されたポイントについてご紹介します。
ナレッジ共有用途として社内WikiにNotionを導入
社内WikiとしてNotionを導入し、ナレッジの集約を実現しました。
Wikiサービスは複数比較検討したのですが、主に下記観点を重視して検討しました。
- 同時編集が可能
- Markdownでかける
- 動作が軽量
本格導入開始後は、エンジニアだけでなくバックオフィスや営業メンバーなど非エンジニアのメンバーも頻繁に更新するようになり、 今では見ない日がない全員必須のツールになっています。
会議カイゼンにSmartMeetingを導入
SmartMeetingを導入し、会議の改善を実現しました。
リモートワーク前提の業務の中で、業務を効率的に遂行するためには会議の効率化は優先課題でした。
詳細はSmartMeetingさんの事例ページでたくさんお話しさせていただいたので、よければ見てください。
ID統合管理基盤としてOktaを導入
情シス観点として大きく変わったことは、ID統合管理基盤(IDaaS）としてOktaを正式導入したことです。
Oktaで社員情報を一元管理することで、SAML認証に対応しているSaaSへのシングルサインオンが可能になりました。 また、SCIMに対応しているSaaSへのユーザの自動プロビジョニングを設定したことで入退社の作業を大幅に削減することができました。
まだまだ入退社（オンボーディング、オフボーディング）に関わる手続きは改善の余地があるので、継続的に改善していく予定です。
Gather.townでチェックイン
最近は仮想オフィスのGather.townを利用してコミュニケーションを多くとっています。
今までは「ちょっと相談したい」という時はSlackで声をかけて、Meetをつないで・・・という感じだったのですが、gatherで仮想オフィスを作って、ラフに話せる空間を作っています。
毎朝、任意参加での全社チェックイン（朝礼ではなくおはようを言う雑談）をgatherを使って試していますが、普段コミュニケーションを取る機会がないメンバーと話すことができていい感じです。
今後の予定
Asanaの活用拡大
現在、社内でのタスク管理や案件管理はAsanaに集約しています。
フォームに入力してもらった内容を課題として作成することができるAsanaフォームを利用して、社内からのリクエストをタスクとして集約管理できるようにカスタマイズを進めています。
Asanaの活用についてはまた記事にしたいと思います！
端末管理サービスの検討
現在は端末管理サービスを比較検討しています。 ユーザビリティとセキュリティ強化のバランスを取った構成を検討し、早期に正式導入したいと考えています。
さいごに
使いやすさには大きく影響しないですが、SaaSの選定や社内運用をしていて、 SAML2.0、SCIMに対応していることはかなり大事だと感じています。 情シスの運用負荷軽減とセキュリティリスク軽減のためにも、今後SaaSを選定していく際のひとつの選定指標にしていこうと思います。
また、SaaSの導入は目的ではなく手段なのでむやみやたらに入れるのはナンセンスですが、 慎重かつ大胆に進めていくことでスピーディにより良い業務環境を作っていきたいです。
